DPIA: Aanvullende Google Services
In de DPIA over Google Workspace staan een aantal aanbevelingen in rondom de Aanvullende Google Services. Waaronder ook de door scholen veel gebruikte services zoals YouTube, Google Maps en Google Translate. In dit artikel gaan we in op de richtlijnen en de opties aangaande de aanvullende services van Google.
De geschreven DPIA is helder over de aanvullende services waaronder o.a. Google Translate, Google Maps en YouTube. Alle aanvullende services moeten uitstaan. Over YouTube geeft de DPIA het volgende advies: Het gebruik van YouTube door leerlingen en studenten is niet mogelijk zolang zij ingelogd zijn in hun account van Workspace for Education. Leraren kunnen alleen gebruik maken van YouTube-video's door deze te embedden, bijvoorbeeld door de (link naar de) video op te nemen in Classroom of Slides. Hierdoor kunnen video's nog wel bekeken worden.
De school is beheerder over de tenant en daarmee ligt de keuze bij de school hoe om te gaan met de adviezen van Sivon. Er zijn meerdere keuzes die gemaakt kunnen worden, zowel in de Google Workspace alsook in Apparaatbeheer. Onderstaande een opsomming van de keuzes.
1. Uitschakelen aanvullende services.
Aanvullende Google services uitschakelen en hiermee de adviezen van uit de DPIA opvolgen. Youtube gebruiken door middel van video's te embedden, door bijvoorbeeld de link naar de video op te nemen in Classroom of Slides. Hierdoor kunnen video's nog wel bekeken worden maar kan er geen gebruik worden gemaakt van de website YouTube of andere Google services zoals Maps en Translate.
2. Inschakelen Google Services
Doormiddel van het inschakelen van de Google Services is het mogelijk om middels SSO gebruik te maken van o.a. YouTube. Wees echter wel bewust van de risico's die het inschakelen van de aanvullende services met zich mee brengen:
YouTube is een service die niet onder de Google Workspace for Education overeenkomst van uw organisatie valt. Dit betekent concreet dat de service gegevens kan verzamelen en gebruiken voor doeleinden die worden beschreven in de privacyverklaring en de voorwaarden die gelden voor deze services. De gegevens die verzameld worden door Google kunnen nagelezen worden via de volgende link: Privacybeleid – Privacy en voorwaarden – Google Deze voorwaarden gelden voor alle aanvullende Google Services.
In veel gevallen adviseert Google ook eerst een schriftelijk akkoord van ouders/verzorgers voordat aanvullende Google Services gebruikt mogen worden:
Als u eindgebruikers heeft onder de 18 jaar moet uw instelling volgens de Google Workspace-overeenkomst toestemming van ouders/verzorgers hebben voordat deze gebruikers YouTube kunnen gebruiken. U vindt meer informatie die uw instelling kan delen met leerlingen en ouders/verzorgers over de services en privacyprocedures van Google; Communiceren met ouders/verzorgers over Google Workspace for Education - Google Workspace-beheerder Help
3. Services uitschakelen, Incognito browsen inschakelen
Alle aanvullende services uitschakelen zoals ook bij de eerste optie het geval is met 1 uitzondering, namelijk het inschakelen van Incognito browsen toestaan. Deze optie is opgenomen in apparaatbeheer maar staat standaard uit vanwege de risico's die het met zich mee brengt (hieronder verder beschreven).
3.1 Instelling inschakelen
- Ga naar apparaatbeheer en klik op instellingen aan de linkerkant in het menu.
- Kies bovenin voor Chrome OS
- Kies in het midden van het scherm voor 'Gebruikersvoorkeuren, tabblad Geavanceerd'
- Zet het schuifje '' Incognito browsen toestaan'' aan.
3.2 Risico's inschakelen incognito modus
- YouTube video’s afspelen in incognito modus in de browser. De meeste bescherming die incognito geeft is lokaal. De andere gebruikers kunnen niet zien wat jij op deze computer gedaan hebt. Tracking op het web van de website die je bezoekt, in dit geval Youtube, gaat nog wel door. Voor het anoniem surfen op internet is een private browsing modus niet geschikt.
- Kinderen kunnen de incognito modus ook gebruiken om andere - niet toegestane websites - te bezoeken.
Mochten er nog vragen zijn over de mogelijkheden of adviezen die uit de DPIA komen dan verzoeken we je contact op te nemen met onze Servicedesk via www.heutink-ict.nl/service
4. YouTube als applicatie installeren
Een andere mogelijkheid die er is, is om YouTube als app te laten installeren op de Chromebooks. Dit kan aangevraagd worden via de Servicedesk van Heutink-ICT. De app zal verschijnen op de taakbalk van de Chromebook, of in de apps lijst. Zodoende kan er van de applicatie YouTube gebruik gemaakt worden zonder dat de aanvullende services van Google aan staan.
Na het aanklikken zal YouTube als app geopend worden, er wordt standaard niet ingelogd. Dit wordt ook geblokkeerd. Leerlingen kunnen in de YouTube applicatie vrij zoeken naar filmpjes zonder dat er tracking door Google plaatsvindt. Indien leerlingen toch proberen in te loggen zal er een melding naar voren komen dat dit is niet toegestaan:
